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# Mejora la seguridad de tus documentos con una gestión electrónica eficiente

La gestión de documentos electrónicos se ha convertido en una necesidad para las empresas modernas. Con el aumento del trabajo remoto, la seguridad de los datos se ha vuelto más importante que nunca. Las empresas necesitan implementar soluciones de gestión electrónica para mejorar la seguridad de sus documentos. En este artículo, exploraremos cómo la gestión electrónica de documentos puede ayudar a mejorar la seguridad, y cómo puedes implementarla en tu empresa.

## ¿Qué es la gestión electrónica de documentos?

La gestión electrónica de documentos (GED) es el proceso de captura, almacenamiento, gestión, acceso y distribución de documentos electrónicos. La GED permite a las empresas controlar el acceso a sus documentos y protegerlos de pérdidas, daños o robos. Las soluciones de GED pueden incluir software, hardware y servicios relacionados con la gestión de documentos electrónicos.

### ¿Cómo mejora la GED la seguridad de tus documentos?

La GED mejora la seguridad de tus documentos en varias formas:

#### Control de acceso

Las soluciones de GED te permiten controlar el acceso a tus documentos electrónicos. Puedes definir diferentes niveles de acceso para diferentes usuarios, lo que significa que solo las personas autorizadas pueden acceder a los documentos. Esto reduce el riesgo de que los documentos caigan en manos equivocadas.

#### Seguridad de la red

Las soluciones de GED también ofrecen medidas de seguridad de la red, como firewalls y sistemas de detección de intrusiones. Estos sistemas protegen tu red contra ataques externos y minimizan el riesgo de pérdida de datos.

#### Copias de seguridad

Las soluciones de GED suelen ofrecer opciones de copia de seguridad automática. Esto significa que tus documentos se guardan en diferentes ubicaciones, lo que reduce el riesgo de pérdida o daño de los mismos.

#### Historial de versión

La mayoría de las soluciones de GED también permiten el seguimiento del historial de versión de los documentos. Esto significa que puedes ver quién ha hecho cambios en un documento, y cuando se hicieron. Esto ayuda a asegurar la integridad de tus documentos.

### ¿Cómo puedes implementar la GED en tu empresa?

La implementación de la GED en tu empresa puede ser un gran desafío. Aquí te damos algunos consejos para empezar:

#### Identifica tus necesidades

Antes de implementar la GED, debes identificar tus necesidades específicas. ¿Qué tipo de documentos necesitas gestionar? ¿Cuánta capacidad de almacenamiento necesitas? ¿Cuál es tu presupuesto? Una vez que tengas claras tus necesidades, podrás elegir la solución de GED adecuada para tu empresa.

#### Escoge la solución adecuada

Existen muchas soluciones de GED en el mercado, así que debes elegir la adecuada para tu empresa. Algunas cosas a considerar son: el precio, las características, la facilidad de uso y la escalabilidad.

#### Entrena a tus empleados

La implementación de la GED implicará un cambio en la forma en que trabajan tus empleados. Por lo tanto, es importante que los capacites en el uso de la solución de GED. Esto asegurará que la implementación sea un éxito y que se obtengan los resultados esperados.

#### Monitorea y ajusta

La implementación de la GED no termina con su instalación. Debes monitorear su uso y ajustarla según sea necesario. Esto asegurará que tus documentos estén protegidos y que la GED funcione de manera eficiente.

## Conclusión

La gestión electrónica de documentos es esencial para mejorar la seguridad de tus documentos. Las soluciones de GED ofrecen control de acceso, seguridad de la red, copias de seguridad y historial de versiones. La implementación de la GED en tu empresa puede ser un desafío, pero siguiendo algunos consejos, podrás asegurarte de obtener los resultados esperados.

## FAQs

### ¿Debo considerar una solución de GED si mi empresa es pequeña?

Sí, incluso las empresas pequeñas pueden beneficiarse de una solución de GED. La implementación de la GED puede ayudar a reducir el riesgo de pérdida o daño de documentos.

### ¿Cuál es el costo de una solución de GED?

El costo de una solución de GED varía dependiendo de la solución y del proveedor. El precio puede oscilar desde cientos de dólares hasta miles de dólares.

### ¿Es seguro almacenar documentos electrónicos?

Sí, es seguro almacenar documentos electrónicos siempre que se utilicen soluciones de GED adecuadas. Las soluciones de GED ofrecen medidas de seguridad para proteger tus documentos de pérdidas, daños o robos.

### ¿Qué pasa si necesito acceder a documentos mientras estoy fuera de la oficina?

Las soluciones de GED modernas permiten el acceso remoto a los documentos. Puedes acceder a tus documentos desde cualquier lugar siempre que tengas una conexión a internet.

### ¿Puedo compartir documentos electrónicos con otros usuarios?

Sí, puedes compartir documentos electrónicos con otros usuarios siempre que les hayas dado el acceso necesario. La mayoría de las soluciones de GED permiten el uso compartido de documentos electrónicos.

### ¿Cómo puedo asegurarme de que mi solución de GED esté actualizada?

La mayoría de las soluciones de GED ofrecen actualizaciones automáticas. Debes asegurarte de que tengas habilitada esta opción y de recibir las actualizaciones de manera regular.

### ¿Qué pasa si quiero cambiar a otra solución de GED?

Generalmente, puedes cambiar a otra solución de GED siempre que hayas importado todos tus documentos. Debes consultar con tu proveedor de soluciones de GED para conocer las opciones de migración.

## Referencias

1. https://www.digitaldocumentsolutions.com/importance-of-electronic-document-management/
2. https://www.ironmountain.com/resources/general-articles/b/business-benefits-of-electronic-document-management
3. https://www.m-files.com/blog/advantages-and-disadvantages-of-electronic-document-management-systems
4. https://www.digitalguardian.com/blog/what-electronic-document-management-system-security-considerations
5. https://www.graniteid.com/blog/5-benefits-of-electronic-document-management-systems/

Esperamos que este artículo te haya resultado útil. Si tienes alguna pregunta o comentario, no dudes en hacérnoslo saber.
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