La mejor manera de gestionar tus documentos con herramientas electrónicas

Introducción

Cuando se trata de gestionar documentos, especialmente en un mundo en el que el trabajo remoto se está convirtiendo en la nueva norma, es imprescindible tener las herramientas adecuadas a nuestro alcance. Afortunadamente, hay muchas herramientas electrónicas que pueden ayudarnos a manejar nuestros documentos de manera más eficiente y efectiva.

¿Qué son las herramientas electrónicas de gestión documental?

Las herramientas electrónicas de gestión documental son programas o aplicaciones que ayudan a organizar, almacenar y gestionar documentos en línea. Estas herramientas suelen integrar características útiles como la capacidad de crear carpetas, agregar etiquetas, compartir documentos y colaborar con otros usuarios.

Beneficios de utilizar herramientas de gestión documental

Las herramientas de gestión documental ofrecen una amplia variedad de beneficios que pueden ayudar a tu empresa o equipo a manejar documentos con mayor efectividad. Estos beneficios incluyen:

1. Ahorro de tiempo

Manejar documentos digitales puede ser mucho más rápido y eficiente que hacerlo manualmente. Con herramientas de gestión documental, es fácil buscar y encontrar documentos específicos rápidamente desde cualquier lugar y en cualquier momento.

2. Reducción de errores

Las herramientas de gestión documental ofrecen un rastro de auditabilidad completo y preciso. Esto significa que puedes ver exactamente quién hizo cambios en un documento, cuándo y por qué. De este modo, se puede reducir los errores humanos y mejorar la eficiencia en la gestión de documentos.

3. Mejora de la coordinación y colaboración

Las herramientas de gestión documental permiten que los miembros de un equipo trabajen juntos en documentos de manera más eficiente. Por ejemplo, varios usuarios pueden trabajar en el mismo documento simultáneamente, lo que puede agilizar la coordinación y la colaboración de manera significativa.

4. Aumento de la seguridad

Las herramientas de gestión documental también pueden ayudar a aumentar la seguridad de tus documentos ante cualquier posible alteración o desaparición accidental. Algunas herramientas disponen de controles de acceso para restringir el accesso a documentos confidenciales a ciertos individuos o departamentos.

Herramientas populares para gestionar documentos de manera electrónica

Hay muchas herramientas de gestión documental disponibles, y tu elección dependerá de las necesidades particulares de tu empresa o equipo. Algunas opciones populares incluyen:

1. Google Drive

Google Drive es una herramienta muy completa que permite almacenar, compartir y colaborar en documentos de forma sencilla y desde cualquier dispositivo.

2. Dropbox

Dropbox es una excepcional herramienta para el almacenamiento en línea de documentos, desde aplicaciones móviles y de escritorio hasta la nube.

3. OneDrive

OneDrive, la plataforma de almacenamiento basada en la nube de Microsoft, permite la revisión y colaboración en tiempo real con una fácil integración en el software de la compañía.

4. SharePoint

SharePoint es una herramienta de Microsoft que permite la creación de espacios de trabajo colaborativos personalizados. Todo el mundo puede mantenerse al día con las últimas actualizaciones y cambios entre equipos.

Conclusión

En resumen, las herramientas electrónicas de gestión documental pueden ofrecer muchos beneficios importantes para las empresas y equipos que trabajan con una gran cantidad de documentos. Además de ayudar a ahorrar tiempo, mejorar la colaboración y aumentar la seguridad, estas herramientas también pueden reducir los errores y las duplicidades en la gestión de documentos críticos. No dudes más, comienza a utilizar una de estas herramientas electrónicas de gestión documental y mejora la forma en que manejas tus documentos a partir de ahora.

FAQ

¿Las herramientas de gestión documental son seguras?

Sí, la mayoría de herramientas de gestión documental se aseguran de proteger tus documentos con un alto nivel de seguridad. Normalmente cuentan con protocolos de cifrado y políticas de privacidad rigurosas.

¿Las herramientas de gestión documental pueden ser utilizadas por cualquier empresa?

Sí, tanto grandes como pequeñas empresas pueden aprovechar los beneficios de las herramientas de gestión documental. Existen muchos planes y opciones que se ajustan a las necesidades particulares de cada empresa.

¿Se puede colaborar en documentos con herramientas electrónicas de gestión documental?

Sí, muchas herramientas de gestión documental ofrecen características para colaborar de manera fácil y eficaz. Los miembros de un equipo pueden trabajar simultáneamente en el mismo documento desde cualquier lugar.

¿Es difícil aprender a utilizar herramientas de gestión documental?

No, la utilización de herramientas de gestión documental es fácil e intuitiva. La gran mayoría de ellas disponen de tutoriales y soporte para resolver cualquier duda que surja.

¿Puedo utilizar las herramientas de gestión documental desde mi smartphone?

Sí, la mayoría de herramientas de gestión documental para teléfonos móviles tienen una fácil navegación y gestión de documentos.

¿Las herramientas de gestión documental son costosas?

La mayoría de plataformas ofrecen planes gratuitos con funciones básicas y planes de precios escalables a la medida de cada empresa.

¿Se pueden personalizar las opciones de gestión documental?

Sí, las herramientas de gestión documental ofrecen una amplia variedad de opciones de personalización que se ajustan a las necesidades particulares de cada usuario y equipo.

Referencias

• Google. (s.f.) “Google Drive”. Recuperado de https://www.google.com/drive/
• Dropbox. (s.f.) “Dropbox”. Recuperado de https://www.dropbox.com/
• Microsoft. (s.f.) “OneDrive”. Recuperado de https://www.microsoft.com/es-es/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage
• Microsoft. (s.f.) “SharePoint”. Recuperado de https://products.office.com/sharepoint/collaboration