# Gestión Electrónica de Documentos: Una Solución Eficaz para la Empresa
Cuando se trata de manejar documentos, las empresas se enfrentan a numerosos desafíos, incluyendo el almacenamiento, la organización y la gestión eficiente de los datos. La gestión electrónica de documentos o GED es una solución efectiva que permite a las empresas superar estos desafíos y mejorar la productividad y eficiencia en la gestión documental.
## ¿Qué es la gestión electrónica de documentos?
La gestión electrónica de documentos es el uso de tecnología para capturar, almacenar, organizar, buscar, compartir y controlar el acceso a los documentos electrónicos. Esto incluye documentos escaneados, correos electrónicos, formularios electrónicos, imágenes y cualquier otro archivo digital. Es un proceso integral que incluye la automatización de flujos de trabajo, la gestión de versiones y la eliminación adecuada de documentos en línea con las políticas de la empresa y la ley.
## Cómo GED ayuda a las empresas
La implementación de la GED puede beneficiar a la empresa de diversas maneras, entre ellas:
### 1. Reduce el costo y el espacio de almacenamiento
La tecnología utilizada en la gestión electrónica de documentos reduce la cantidad de espacio físico necesario para almacenar los documentos. Además, existen costos asociados al almacenamiento físico de papeles que pueden ser reducidos con la eliminación de la necesidad de archivar en papel.
### 2. Aumenta la eficiencia y productividad
Hay una serie de tareas manuales relacionadas con el manejo de documentos en papel, tales como la clasificación, archivo y recuperación de los documentos, que pueden ser eliminadas con la implementación de GED. Además del ahorro de tiempo y esfuerzo, la capacidad para realizar otras tareas que generen valor para la empresa será mayor.
### 3. Facilita la colaboración y la comunicación interna
La GED garantiza que los documentos estén disponibles a través de la red de la empresa, siempre que el empleado esté autorizado a verlos. Esto significa que la comunicación interna y la colaboración son más efectivas y que el tiempo necesario para la gestión del documento se reduce significativamente.
### 4. Mejora la seguridad
Los documentos digitales que son gestionados a través de GED, son almacenados bajo sistemas de seguridad confidenciales. Los documentos pueden ser protegidos con medidas de seguridad y encriptación que evitan el acceso no autorizado y garantizan la seguridad de la información.
## ¿Cómo implementar GED en tu empresa?
La implementación de GED puede parecer abrumadora, pero es fácil de hacer, especialmente si se sigue los siguientes pasos:
### 1. Planificación
El primer paso en la implementación de GED en una empresa es la planificación. Es importante establecer un objetivo claro, identificar los documentos que necesitan ser digitalizados, considerar la necesidad de contratar un proveedor externo de GED, entre otros.
### 2. Digitalización
El siguiente paso en la implementación de GED es la digitalización. Los documentos se escanean y se almacenan en un formato accesible y fácil de encontrar.
### 3. Organización
Una vez que se han digitalizado, es importante organizar los documentos para que sea fácil encontrarlos y acceder a ellos en el futuro.
### 4. Control del acceso
La cuarta etapa consiste en controlar el acceso, asignar permisos y asegurarse de que los documentos sean sólo accesibles por los empleados que tienen autorización para acceder a ellos.
### 5. Implementación y entrenamiento
Por último, es importante implementar el sistema y capacitar a los empleados cómo usar GED para asegurarse que se utilice y se aproveche la solución al máximo.
## FAQ
### ¿Cómo elegir un software de GED adecuado?
Para elegir el mejor software de GED, debes considerar la facilidad de uso, los requisitos de almacenamiento, la seguridad y la capacidad para escalar con el crecimiento de la empresa.
### ¿Qué tipos de documentos se pueden almacenar en GED?
GED puede almacenar documentos electrónicos de todo tipo como facturas, contratos, correos electrónicos, y cualquier otro documento digital.
### ¿Los documentos almacenados en GED son legalmente válidos?
Sí, los documentos almacenados en GED son legales, ya que siempre que se cumpla la normativa aplicable.
### ¿Qué pasa si el sistema falla?
La capacidad de controlar y recuperar documentos se vería comprometida en caso de un fallo del sistema. Esto es por qué es esencial tener un plan de recuperación de desastres en funcionamiento.
### ¿La implementación de GED puede ser costosa?
En realidad, la implementación de GED puede ser muy rentable a largo plazo. Mientras que la inversión inicial puede ser más alta a largo plazo, se reduce el coto general del almacenamiento y control de los documentos.
### ¿Puedo acceder a los documentos almacenados en GED en cualquier lugar?
Sí, muchos sistemas de GED permiten el acceso a los documentos desde cualquier lugar con una conexión a Internet segura.
### ¿Cómo puedo asegurarme de que no se produzcan violaciones de seguridad?
La seguridad del sistema puede ser mejorada a través de la implementación de un sistema de contraseña, encriptación, autenticación de usuario y monitoreo.
## Conclusion
En definitiva, la gestión electrónica de documentos es una solución efectiva para las empresas que manejan un gran volumen de documentos. Ayuda a mejorar la eficiencia y productividad, reduce el costo y el espacio de almacenamiento, facilita la comunicación interna y mejora la seguridad.
Aunque puede parecer abrumadora la implementación de GED, la planificación adecuada y la capacitación puede hacer la experiencia más fácil y tranquila. Si se aprovecha por completo las ventajas de la GED, vale la pena la inversión inicial.
